• Встреча и сопровождение гостей в офисе, оказание им необходимой помощи;
• Сбор потребностей и заказ канцелярских товаров/хозяйственных товаров/продуктов/ИТ товаров/воды в офис и тд, согласно графику;
• Организация и поддержка чистоты и порядка в офисе;
• Организация и контроль ремонта/ремонтных работ в офисе;
• Взаимодействие с поставщиками услуг и товаров для офиса (выбор поставщиков совместно с закупками, подготовка и контроль оплат);
• Организация тендеров (в качестве Заказчика), совместно с Отделом закупок на любые товары и услуги, связанные с административной частью;
• Подготовка рабочего места для новых сотрудников (рабочее место, компьютер, органайзер; выдача welcome package новым сотрудникам и тд);
• Заказ брендированной продукции;
• Организация тренингов для сотрудников (выбор и бронирование площади; организация кофе пауз; подготовка расписания мероприятия; организация логистики сотрудников, при необходимости; контроль оплаты и тд);
• Подготовка и отслеживание бюджета на административные нужды;
• Подготовка и выпуск коммуникаций по компании, относящиеся к административной части.
Работа с документами, SAP:
• Подготовка гарантийных писем Поставщикам товаров и услуг;
• Подготовка, прием, отправка и регистрация входящей/исходящей документации;
• Работа с курьерскими службами (вызов курьера для отправки почты; отправка и получение почты/почтовых отправлений);
• Регистрация иностранных сотрудников в миграционной полиции города;
• Подготовка писем/уведомлений в Миграционную полицию о приезде гостей-иностранцев в Компанию;
• Контроль оплаты товаров и услуг;
• Подготовка PR в SAP, контроль выпуска РО, отслеживание РО релиза;
• Контроль подписания актов выполненных работ с поставщиками;
• Контроль доставки документов Поставщикам.
Командировки
Полная поддержка сотрудников по командировкам:
• Подготовка приказа на командировку в 1С и на бумажном носителе;
• Организация трансфера;
• Помощь в получении визы, при необходимости (сбор и подготовка необходимых для визы документов; назначение интервью (через агентство));
Связь:
• Контроль корпоративной мобильной связи для сотрудников;
• Введение и выведение сотрудников в/из корпоративной связи;
• Подготовка Дополнительных приложений;
• Контроль лимитов;
• Оплата мобильной связи («посадить» документы в SAP);
• Утверждение у держателя бюджета дополнительных лимитов на связь;
• Контроль стационарной телефонной связи/интернета.
Требования:
• Высшее;
• Опыт работы в качестве административного специалиста/персонального ассистента (желательно);
• Опыт работы в международных компаниях (желательно).
