GTR © 2016  

Grand Technologies of Recruitment

АДРЕС:      КАЗАХСТАН, Алматы                                         БЦ  Хан-Тенгри                                                  +7 727 250 5 250 

                          пр. Достык 117/6                                                           7 этаж

                   

                   

             

 

Офис менеджер / Персональный ассистент, г.Алматы

Сфера деятельности компании: FMCG.

Расположение офиса: г.Алматы

 

ОБЯЗАННОСТИ кандидата:

 

Административная часть:

• Встреча и сопровождение гостей в офисе, оказание им необходимой помощи;

• Сбор потребностей и заказ канцелярских товаров/хозяйственных товаров/продуктов/ИТ товаров/воды в офис и тд, согласно графику;

• Организация и поддержка чистоты и порядка в офисе;

• Организация и контроль ремонта/ремонтных работ в офисе;

• Взаимодействие с поставщиками услуг и товаров для офиса (выбор поставщиков совместно с закупками, подготовка и контроль оплат);

• Организация тендеров (в качестве Заказчика), совместно с Отделом закупок на любые товары и услуги, связанные с административной частью;

• Подготовка рабочего места для новых сотрудников (рабочее место, компьютер, органайзер; выдача welcome package новым сотрудникам и тд);

• Заказ брендированной продукции;

• Организация тренингов для сотрудников (выбор и бронирование площади; организация кофе пауз; подготовка расписания мероприятия; организация логистики сотрудников, при необходимости; контроль оплаты и тд);

• Подготовка и отслеживание бюджета на административные нужды;

• Подготовка и выпуск коммуникаций по компании, относящиеся к административной части.

 

Работа с документами, SAP:

• Подготовка гарантийных писем Поставщикам товаров и услуг;

• Подготовка, прием, отправка и регистрация входящей/исходящей документации;

• Работа с курьерскими службами (вызов курьера для отправки почты; отправка и получение почты/почтовых отправлений);

• Регистрация иностранных сотрудников в миграционной полиции города;

• Подготовка писем/уведомлений в Миграционную полицию о приезде гостей-иностранцев в Компанию;

• Контроль оплаты товаров и услуг;

• Подготовка PR в SAP, контроль выпуска РО, отслеживание РО релиза;

• Контроль подписания актов выполненных работ с поставщиками;

• Контроль доставки документов Поставщикам.

 

Командировки

Полная поддержка сотрудников по командировкам:

• Подготовка приказа на командировку в 1С и на бумажном носителе;

• Организация трансфера;

• Помощь в получении визы, при необходимости (сбор и подготовка необходимых для визы документов; назначение интервью (через агентство));

 

Связь:

• Контроль корпоративной мобильной связи для сотрудников;

• Введение и выведение сотрудников в/из корпоративной связи;

• Подготовка Дополнительных приложений;

• Контроль лимитов;

• Оплата мобильной связи («посадить» документы в SAP);

• Утверждение у держателя бюджета дополнительных лимитов на связь;

• Контроль стационарной телефонной связи/интернета.

 

Требования:

• Высшее;

• Опыт работы в качестве административного специалиста/персонального ассистента (желательно);

• Опыт работы в международных компаниях (желательно).

Владение языками:

Казахский: Да

Русский:           Да

Английский: Да

 

 

По всем вопросам обращаться:

Казиева Айнагуль

HR Консультант

+7 771 503 45 02; kam@gtr.kz