Офис менеджер / Персональный ассистент, г.Алматы

Сфера деятельности компании: Международная компания (алкогольная продукция).

Расположение офиса: г.Алматы (верхняя часть города)

ОБЯЗАННОСТИ кандидата:

• Почта, оплата счетов по всем поставщикам, акты выполненных работ по всем услугам, акты сверки, отправка возвратных документов

• Звонки и их переадресация

• Ведение Phone List, E-mail list, обновление информации по Дням Рождения.

• Обновление папки с Удостоверениями и Паспортами

• Поздравление сотрудников с Днем Рождения

• Ежедневная проверка эл.ящика Info.kz, переадресация сообщений

• Входящая и исходящая корреспонденция

• Приказы по личному составу и основной деятельности

• Ведение Воинского учета

• Ведение Техники Безопасности, Охраны Труда и Пожарной Безопасности

• Жизнеобеспечение офиса: продукты, химия, канц.товары

• Организация командировок сотрудников: билеты, отели, приказы, командировочные удостоверения, оплата счетов, отчет в бухгалтерию по закрывающим документам, содействие в получении деловых виз, оплата счетов

• Организация встречи гостей-бронь в отеле, трансфер на встречу и проводы, трансфер по городу

• Контроль такси в Алматы и Астане, оплата счетов, проверка реестров и баланса

• Контроль курьерских служб, оплата счетов, проверка реестров

• Заключение договоров с поставщиками (отели, туристические агентства, поставщики канц.товаров, прод.товаров и прочее)

• Паркинг сотрудникам

• Генеральная уборка офиса, организация

• Сотовая связь(открытие номеров для новых сотрудников, контроль за своевременную сдачу документов, работа в личном кабинете, приказы по перелимиту на сотовую связь, детализация, обработка запросов сотрудников в личном кабинете либо посредством письменного обращения в офис Компании)

• Контроль за открытие ЗП проекта на новых сотрудников

• Ежемесячный отчет по Иностранной Рабочей Силе в отдел занятости

• Организация тренингов, полная поддержка

• Организация мелкого ремонта внутри офиса (побелка стен, двери, окна, ремонт техники и др.)

• При необходимости регистрация и уведомление о прибытии иностранных граждан

• При необходимости поддержка в организации фуршетов в офисе (закуп продуктов, заказ еды и пр.)

• Ведение реестра и координация работы водителей

Требования:

Опыт на позициях Офис менеджера / Персонального ассистента от 2 лет.

Высшее образование

По всем вопросам обращаться:

Казиева Айнагуль

HR Консультант

+7 771 503 45 02; kam@gtr.kz